1. Revisa el funcionamiento
a. https://bodas.mexcovery.com/como-funciona/
b. Te sugerimos revisar el funcionamiento para tener tu boda gratis, si consideras viable que al menos 20 personas de tu familia o amigos viajen con ustedes (pareja), ¡entonces puedes tener tu boda gratis!
2. Agenda tu llamada
a. Contáctanos para agendar una llamada con alguno de nuestros Wedding Experts.
3. Prepárate para tu llamada
a. De ser posible, te sugerimos estar con tu pareja durante la llamada, aunque si alguno de los dos va a tomar todas las decisiones, no es necesario que estén ambos. Estos son los datos que debes de tener listos para tu primera llamada:
– Número mínimo de invitados a hospedarse
– Tener dos fechas tentativas para su evento
– ¿Qué tipo de ceremonia quieren tener?
– Simbólica
– Religiosa
– Maya
– Civil
4. Selecciona al menos uno de nuestros resorts antes de tu llamada
a. Es muy importante elegir algún resort de nuestra colección, aunque no sea tu decisión definitiva, si deseas información sobre más de 1 resort, podrás pedirla a tu Wedding Expert durante la llamada, pero te pedimos haber seleccionado únicamente uno para tu primer contacto.
b. Siempre sugerimos elegir un resort que creas que sea fácil de pagar para tus invitados.
5. Deja un recordatorio en tu celular para no olvidar tu llamada
a. De cualquier forma, recibirás un recordatorio automático sobre tu llamada en tu whatsapp.
6. Llamada con tu Wedding Expert
a. Te daremos de forma resumida la información más importante sobre la estancia de ustedes, de sus invitados y de su evento.
b. No es necesario que anotes nada, ya que todo te lo enviaremos a tu correo al finalizar la llamada.
c. Sugerimos que puedas tener un dispositivo adicional a tu celular, para poder estar viendo links de información que tu Wedding puede pedirte que abras en ese momento.
7. Analiza la información en tu correo
a. Al finalizar la llamada, tendrás un correo con un resumen detallado de toda la información referente a la estancia y el evento.
b. Te pedimos analizarlo de forma muy detallada, con calma, en algún momento sin distracciones.
c. Anota todas las dudas que puedan surgir sobre la información que recibieron.
8. Agenda una segunda llamada o envía tus dudas por WhatsApp
a. Como se te haga más fácil, si prefieres puedes solicitar una segunda llamada para aclarar dudas o enviar todas tus dudas por WhatsApp.
9. Solicita tu primer contrato
a. Una vez que todo sea claro y no tengas más preguntas, pide a tu Wedding Expert tu primer contrato, este proceso no tiene ningún costo ni tienes que hacer ningún pago.
b. Para tu primer contrato, los datos que te van a solicitar son:
i. Nombre completo de los novios
ii. Dos fechas tentativas para tu evento
iii. Número mínimo de invitados que se van a hospedar y van a asistir al evento
iv. Tipo de ceremonia que desean tener
v. Horarios y locaciones elegidas para su evento
11. Firma tu contrato
a. Una vez que recibas tu contrato, te pedimos leerlo con calma para revisar que todo sea correcto. Si no hay ningún cambio, solo necesitas firmarlo digitalmente. Recuerda que no es necesario imprimirlo y no tienes que pagar nada.
b. Envía tu contrato firmado a tu Wedding Expert junto con sus identificaciones oficiales.
12. Confirma la fecha de tu boda
a. Una vez enviado el contrato, para tu tranquilidad, puedes marcar al hotel directamente para confirmar que tu boda ya se encuentra agendada.
13. Reserva tu suite
a. Siempre te ofreceremos una de las mejores suites del hotel, tu Wedding Expert te solicitará fecha de llegada y número de noches para reservar.
b. Nuestro sistema en línea te enviará un correo de confirmación con el tipo de suite confirmada, fechas de reserva y formas de pago.
c. Recuerda que tenemos todas las formas de pago, incluido meses sin intereses con la mayoría de tarjetas bancarias.
14. Realiza tu primer pago
a. El primer pago se debe realizar 5 días después de haber recibido la confirmación de tu suite.
b. Es sumamente importante que sigas las instrucciones recibidas en tu correo para poder registrar tu pago como confirmado.
15. Diseños
a. Una vez realizado tu primer pago, nuestro equipo de Marketing Digital te va a contactar por whatsapp para diseñar 4 cosas que están incluidas en tu paquete sin costo:
i. Save the date
ii. Invitaciones
iii. Web de Reservas para tus invitados
iv. Web informativa del evento*
*Las bodas de menos de 50 personas no tienen incluida la web informativa
16. Invita a tu familia y amigos
a. Ahora si tienes todo listo para dar la gran noticia, invita a todos tus amigos y familia de la forma que más prefieras, puede ser un mail, un whatsapp, imprimiendo los save the dates y visitándolos físicamente o realiza un video emotivo con la gran noticia. ¡Echa a volar la imaginación e invítalos de la forma más creativa!
b. Comparte con todos tus invitados el link de reservas para que cada quien pueda entrar a reservar su estancia y confirmar su asistencia.
17. Reservaciones de tus invitados
a. Tus invitados pueden entrar cuando ellos prefieran para reservar su estancia y confirmar su asistencia al evento.
b. Siempre sugerimos que reserven con la mayor anticipación posible, así habrá más disponibilidad y mejores tarifas.
c. Recuerda que tus invitados no tienen que hacer ningún pago inmediato para apartar, se aparta sin ningún pago.
d. En cuanto tus invitados aparten su reserva, un consejero personal les escribirá por whats app para ayudarles en caso de que tengan preguntas.
e. Te sugerimos visitar nuestro FAQ de Invitados (Link https://bodas.mexcovery.com/faq-invitados)
18. Pago de tus invitados
a. Tus invitados tendrán dos fechas para pagar:
i. 15 días después de reservar en donde solamente tienen que pagar $1,000MXN por habitación para apartar.
ii. 3 meses antes del evento en donde tendrán que liquidar su estancia.
b. Ellos también pueden pagar a meses sin intereses con la mayoría de tarjetas bancarias
*Considera que algunos hoteles pueden solicitar un monto mayor para el primer pago
19. Monitorea tu grupo
a. En cualquier momento puedes solicitar a tu Wedding Expert un reporte de reservaciones, para que puedas ver quiénes ya han reservado su estancia para tu evento.
20. Da seguimiento a tu grupo
a. Márcales a tus invitados, pregunta si les puedes ayudar en algo, cuéntales del hotel, del All Inclusive, del evento, logra que estén emocionados por asistir a tu boda.
b. Ayuda a los que creas que les es difícil reservar online, esto te ayudará a tener muchos más invitados confirmados.
21. Programa tu viaje de scouting
a. Tu viaje de scouting tiene que ser programado al menos 4 meses antes de tu evento. Agenda tu viaje con tu Wedding Expert y prepara todo lo que quieras ver durante tu visita, lo más común es:
i. Prueba de Menús
ii. Prueba de Maquillaje y Peinado
iii. Visita de Locaciones
iv. Muestra de montajes
v. Visita de la Suite Nupcial
b. Ustedes puedes elegir todo lo que quieran ver e inspeccionar durante su visita, cualquier cosa referente al evento y al hotel.
c. Recuerda que a mayor anticipación de tu reserva, nosotros tendremos más disponibilidad de tener todo listo para su visita.
d. En esta visita conocerás a tu Wedding Planner del Hotel, en cada uno de los hoteles tenemos un Wedding Planner físico para ti.
22. Cierre de la lista de invitados
a. 3 Meses antes de tu evento, se realizará un corte final de invitados confirmados y pagados.
b. Pueden suceder 3 cosas en tu conteo final de invitados:
i. Si el número es igual al inicial, todo queda idéntico.
ii. Si el número es mayor al inicial, podemos tener más beneficios para ustedes, tu Wedding Expert te dirá las opciones disponibles para que elijan la que más prefieran.
iii. Si el número es menor al inicial, tendrán que cubrir la penalización por cada invitado no confirmado, tu Wedding Expert te dirá el monto a cubrir desde la primer llamada en caso de que esto suceda.
23. Invitados de último minuto
a. Si la lista todavía no la hemos cerrado de forma definitiva, podemos seguir agregando invitados, aunque ya estemos a menos de 3 meses del evento, siempre y cuando haya disponibilidad.
24. Prepárate para tu boda
a. Estarás en contacto con tu Wedding Planner del hotel para los últimos detalles de tu evento, todo ya lo tendremos listo, es solo cuestión de afinar el minuto a minuto de tu boda conforme a tus preferencias.
25. Concierge Personal
a. Nuestro Concierge estará en contacto con cada uno de tus invitados para poder personalizar y ayudar con los detalles finales de la estancia de cada uno, traslados desde y hacia el aeropuerto y cualquier cosa que tenga que ver con su hospedaje.
26. Check In de los novios
a. Durante tu check in, tu Wedding Planner te acompañará en cada momento, también estará presente durante todo el evento para que todo lo que hemos planeado sea ejecutado a la perfección.
b. Cualquier cosa de último minuto, puede ser agregada antes del evento, siempre y cuando esté disponible.
27. Check in de tus invitados
a. Tus invitados tendrán asistencia de su Concierge para que su check in sea de forma rápida y sencilla, en la mayoría de las ocasiones podemos regalarles un up grade de su habitación pero esto será informado en el momento, ya que está sujeto a disponibilidad.
b. Su Concierge se encargará de que tengan todo listo para poder disfrutar de su estancia al máximo.
c. Nuestros Concierge conocen a la perfección cada uno de los hoteles y destinos que ofrecemos, lo cual da una ventaja enorme a tus invitados.
28. Disfruta de tu evento
a. ¡Llegó el gran día! Disfruta cada minuto del momento más importante de tu vida, olvídate de todo, deja que todo fluya y disfruta al máximo, todo lo tendremos listo para que tu día sea inolvidable.
29. Post Evento
a. Sigue disfrutando de todos los beneficios que tienes disponibles durante tu estancia.
b. Reúne a tus familiares y amigos al día siguiente, síganla pasando bien dentro del resort, hay muchas cosas por disfrutar, ¡que la fiesta siga!
30. Felices por Siempre
a. El reto más difícil de toda pareja viene después de estos maravillosos días, ¡Deseamos que tengan un felices por siempre!
